Was Firmen am Bewerbungsprozess verbessern können

Wenn Bewerbende von sich aus die Bewerbung wieder zurückziehen, spricht man von „Drop-out“ – eine sehr unangenehme Situation für Firmen. Sie muss allerdings immer häufiger in Kauf genommen werden. In den meisten Fällen sind diese Rückzieher eine Frage der Zeit – der Dauer des Bewerbungsprozesses, um genau zu sein. Denn Bewerber erwarten schnelle Rückmeldungen und eine rasche Entscheidung. Lisa-Marie Linhart von karriere.at hat 5 Tipps zusammengefasst, um den Bewerbungsprozess für Firmen zu verbessern.

Vier von zehn Bewerber*innen haben einen Bewerbungsprozess schon einmal abgebrochen, bei IT-Fachkräften sind es sogar mehr als die Hälfte. Der Grund: zu lange Wartezeiten auf eine Rückmeldung oder Entscheidung. Insgesamt 21 Tage finden Bewerber vom Abschicken der Bewerbung bis zur Zu- oder Absage akzeptabel, also gerade einmal drei Wochen. Für die meisten Unternehmen ein Ding der Unmöglichkeit. Denn Recruiter in Firmen oder jene Personen, welche sich mit dem Bewerbungsprozess befassen, sind häufig zu sehr mit administrativen Zeitfressern beschäftigt und können sich nicht voll auf die Auswahl der Kandidatinnen und Kandidaten bzw. die Kommunikation mit diesen konzentrieren. Dabei könnte es so einfach sein …

5 Tipps, um den Bewerbungsprozess zu verbessern

Freundliche Kontaktaufnahme und kurze Reaktionszeiten sind für Kandidat*innen besonders motivierend, im Bewerbungsprozess zu bleiben. Auf diese Punkte sollte man dabei achten:

Online-Formular – in der Kürze liegt die Würze

Online-Formulare sollten so wenige Eingabefelder wie möglich haben. Denn auch hier spielt die Zeit eine Rolle: Wenn das Ausfüllen länger als 10 Minuten dauert, springen bereits 40 Prozent der Bewerber ab. Zudem sollten Fehlermeldungen gleich direkt beim jeweiligen Eingabefeld auftauchen und nicht erst ganz am Schluss.

Prioritäten setzen – Kommunikation zuerst

Nichts ist so wichtig wie freundliche Kommunikation mit den potenziellen neuen Arbeitskräften. In der täglichen To-do-Liste sollte die Beantwortung von Bewerberanfragen also immer oberste Priorität haben. Auch wenn die Ablage der Dokumente etwas darunter leidet: Ordner sind geduldig, Bewerber nicht.

Kampf dem schwarzen Loch – Rückmeldungen geben

Man schickt eine Bewerbung ab und sie verschwindet auf ewig in einem schwarzen Loch – so erleben es viele Bewerber. Ist eine Bewerbung eingetroffen, sollte man also so schnell wie möglich ein Antwort-E-Mail senden, um diesen negativen Effekt zu vermeiden. Der Antworttext kann standardisiert sein, der Empfänger sollte aber persönlich angesprochen werden. Mit einer flotten, freundlichen Rückmeldung katapultiert man sich bei den Bewerbern automatisch ganz weit nach vorn in der Favoritenliste.

Digitale Hilfsmittel nutzen – Bewerbermanagementsysteme

Ob es das automatisierte Antwortmail ist, oder gleich ein Bewerbermanagementsystem genützt wird, digitale Tools beschleunigen den Bewerbungsprozess enorm und verringern den administrativen Aufwand. Kurz gesagt, behält man damit den gesamten Bewerbungsprozess besser im Blick. Man weiß, wie lange einzelne Bewerber schon auf eine Rückmeldung warten, wer bereits einen Termin für ein Jobinterview hat und wem wann zu- oder abgesagt wurde. Hoch entwickelte Bewerbermanagementsysteme lesen sogar automatisch die Daten des Lebenslaufs aus und bewerten, wie gut der Bewerber zur jeweiligen Stelle passt oder wo er sonst eingesetzt werden könnte. Hier muss allerdings von Fall zu Fall entschieden werden, ob man das auch tatsächlich will.

Transparenz und Eigenverantwortung

Online Self-Service-Zonen sind ein wahrer Glücksfall für Firmen. Legt sich die Bewerberin mit dem Ausfüllen des Bewerbungsformulars zugleich einen Account auf der Karriereseite an, so kann sie ihre Daten jederzeit selbst aktualisieren.

Gewährt man damit auch Einsicht in den aktuellen Stand der Bewerbung, so hat das einen doppelt positiven Effekt: Die Personalverantwortliche muss die Daten der Kandidatin nicht selbst ändern und dauernd Anfragen zum Status beantworten. Der Bewerberin hingegen wird vermittelt: Bei uns lebt man Transparenz und Eigenverantwortung. Bei uns weißt du, was Sache ist, und darfst vieles selbst entscheiden. – Im Idealfall stimmt das dann auch im Arbeitsalltag.

Haben Sie schon einmal eine Auslagerung der Personalsuche angedacht?

Für freundliche und zeitnahe Kommunikation muss man sich entsprechend Zeit freischaufeln und Prioritäten setzen. Auch die Beschaffung eines Bewerbermanagementsystems und die Einrichtung von Self Service Zonen kosten Geld. Insgesamt gute Tipps, die aber nicht von allen Unternehmen 1:1 umgesetzt werden können. Zudem kommen die erwünschten Bewerber nicht immer über direkte Bewerbungen auf die Firma zu. Da kann die Ausschreibung noch so gut sein. Viele gute Fachkräfte sind nicht aktiv auf Jobsuche, aber einem Firmenwechsel trotzdem nicht abgeneigt. Diese müssen auf Social Medias angesprochen oder auf Berufsplattformen wie z.B. XING oder LinkedIn kontaktiert werden. Um hier wirklich vernünftige Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie allerdings Zeit und Geld investieren. Und erst mal Erfahrung sammeln, wie und wo man die notwendigen Suchalgorithmen auch richtig und zielführend einsetzt.

Deshalb ist es oft vernünftig und kostensparend, die Personalsuche, oder Teile davon, an eine professionelle externe Personalberatung auszulagern. Sie sparen damit nicht nur Zeit und Nerven, sondern erhöhen auch Ihr Firmenimage bei Bewerbern und die Chance, schlussendlich die richtige Mitarbeiterin oder den passenden Mitarbeiter beim Onboarding ohne Stress begleiten zu können!